Datenschutzerklärung

Einleitung

Unser Notariatsbüro Schwarz + Neuenschwander, mit Standorten in Bern und Kirchlindach, respektiert Ihre Privatsphäre. Wir verpflichten uns, die über Sie beschafften oder erhaltenen Informationen und Daten jederzeit sorgfältig und verantwortungsvoll zu behandeln und unter Einhaltung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu bearbeiten.

Nachfolgend finden Sie Informationen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten bearbeiten, wenn Sie unsere Dienstleistungen beziehen oder anderweitig mit uns in Verbindung stehen, mit uns kommunizieren oder sonst wie mit uns zu tun haben. Innerhalb unserer verschiedenen Standorte bearbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Datenschutzerklärung und damit insbesondere zu den gleichen Zwecken.

Soweit wir unsere hauptberuflichen Tätigkeiten ausüben (d.h. insbesondere öffentliche Beurkundung sowie alle dafür notwendigen Vorbereitungs- und Vollzugshandlungen), findet grundsätzlich das kantonale Datenschutzgesetz des Kantons Bern Anwendung.

Unsere Kontaktdaten

Für die personenbezogenen Daten sind wir verantwortlich, d.h.:

Schwarz + Neuenschwander
Notariat und Steuerpraxis
Neuengasse 25
3011 Bern
notariat@schwarz-neuenschwander.ch

Für Begehren im Zusammenhang mit dem Schutz Ihrer persönlichen Daten können Sie sich per E-Mail oder auch postalisch bei uns melden.

Personenbezogene Daten

"Personenbezogene Daten" sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürlich Person beziehen. Hierunter fallen verschiedene Kategorien von Angaben, die Sie uns mitteilen, wie etwa Name, Kontaktdaten, E-Mail-Adresse, Titel, Information zum Unternehmen, für welches Sie arbeiten, Telefon-Nummer, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Kundenhistorie, Vollmachten, Unterschriftsberechtigungen, Einwilligungserklärungen, Finanzinformationen, wie Zahlungsinformationen, IP-Adresse, Vertragsdaten, die im Zusammenhang mit einem Vertragsschluss bzw. einer Vertragsabwicklung anfallen sowie weitere, auf Sie bezogene Informationen. Statistische Daten oder anonymisierte Daten, die nicht direkt mit Ihrer Person in Verbindung gebracht werden können, fallen nicht hierunter.

Diese Daten erhalten wir entweder direkt von Ihnen als betroffene Person selbst oder von allfällig involvierten Dritten, wie Vertragsparteien, Behörden, Banken oder Versicherungen. Soweit zulässig, bearbeiten wir auch Daten über Sie, welche wir selbst erhoben haben, bspw. aus öffentlichen Registern oder aus Webseiten. Hierunter fallen insbesondere Stammdaten und Vertragsdaten. Wenn Sie uns Daten über andere Personen bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind, diese Daten korrekt sind und dass Sie sichergestellt haben, dass diese Personen soweit nötig über diese Bekanntgabe informiert sind und eingewilligt haben.

Als "betroffene Person" wird eine natürliche Person angesehen, deren Personendaten bearbeitet werden; "bearbeiten" bedeutet jeder Umgang (Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren, Löschen, Vernichten) mit Personendaten, wie die Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer oder zu Standortdaten.

Grundlagen und Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Ihre personenbezogenen Daten primär im Zusammenhang mit unserer geschäftlichen Rechtsbeziehung mit Ihnen und allfällig beteiligten Dritten und damit zum Zweck der Anbahnung, dem Abschluss, der Verwaltung und der Abwicklung von Verträgen, etwa für Abklärungen bei Banken, Behörden, Versicherungen, Vermögensverwaltern und in nicht öffentlichen Registern; Einholen von Vollmachten; Saldierung von Bankkonten; Beschaffung privater Unterlagen für die Errichtung eines Inventars; Entgegennahme und Auszahlung von Geldern im Zusammenhang mit der Abwicklung von beurkundeten Verträgen; Redaktion von Statuten und (nicht beurkundungsbedürftigen) Verträgen; Führen von Vertragsverhandlungen; Rechts- und Steuerberatung; Treuhandfunktionen; Tätigkeiten als Willensvollstrecker; weitere Dienstleistungen, bspw. Verhandlungen mit Behörden, etc.

Zudem bearbeiten wir Ihre Personendaten und diejenigen von weiteren Personen, soweit dies zulässig und uns als angezeigt erscheint, insbesondere zu nachfolgenden Zwecken, an denen wir ein entsprechendes berechtigtes Interesse haben: zur Gewährleistung und Verbesserung unseres Betriebs, insbesondere der IT sowie unserer Webseite, zu Sicherheitszwecken (zur IT-, Gebäude- und Anlagesicherheit und zum Schutz unserer Mitarbeitenden und weiteren Personen, zu Zwecken unseres Risikomanagements im Rahmen unserer Unternehmensführung und zur Auswertung der IP-Adresse und des Landes; dies allerdings nur bei Angriffen auf die Netzinfrastruktur der Webseite sowie zu statistischen Zwecken.

Soweit wir Ihre Personendaten gestützt auf Ihre Einwilligung bearbeiten, können Sie die erteilte Einwilligung grundsätzlich jederzeit widerrufen, dies hat jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen.

Weitere Bearbeitungen Ihrer Personendaten erfolgen gestützt auf uns auferlegten gesetzlichen, behördlichen oder regulatorischen Pflichten (etwa Aufbewahrungspflicht).

Datenweitergabe sowie Datenübermittlung ins Ausland

Im Rahmen der hievor genannten Bearbeitungszwecke kann es notwendig sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an nachfolgend aufgeführte Empfänger weitergeben. Diese bearbeiten Ihre Daten entweder in unserem Auftrag, in gemeinsamer oder in eigener Verantwortlichkeit. Soweit wir hierzu verpflichtet sind, stellen wir sicher, dass die Empfänger Ihre Daten vertraulich und nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen behandeln und Ihre Daten nur zum Zweck der jeweiligen Dienstleistung genutzt werden.

Externe Dienstleister, einschliesslich Auftragsbearbeiter: Banken, Versicherungen, Treuhänder, Versanddienstleister (insbesondere die schweizerische Post und Kuriere), IT-Dienstleister (etwa im Zusammenhang mit E-Mail, Videokonferenzen etc. – diesbezüglich verwenden wir entsprechende Kommunikationstools), Cloud-Provider, Werbedienstleister, die für uns Analyse- und Marketing betreiben;
Klientschaft und deren allfällige Rechtsvertretungen, Geschäftspartner und andere in allfälligen Rechtsverfahren beteiligte Parteien, Gerichte, in- und ausländische Behörden, wie Handelsregister- oder Grundbuchämter, Steuerverwaltungen.

Die Empfänger können sich im In- als auch im Ausland, also weltweit befinden, womit Ihre Daten auch ausserhalb der Schweiz, bearbeitet werden können. Sollte sich der Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz befinden, stellen wir vertraglich sicher, dass dieser den anwendbaren Datenschutz einhält, soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine solche Ausnahmebestimmung kann vorliegen, wenn Sie in die Weitergabe eingewilligt haben oder es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben. Eine Weitergabe ist auch zulässig bei Rechtsverfahren im Ausland, in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert.

Gebrauch unserer Website / Kommunikation

Wir verwenden keine Analysetools (wie zum Beispiel Google Analytics) und keine Cookies.

Unsere Website kann Links zu Websites Dritter enthalten. Der Zugriff auf und die Nutzung von solchen verlinkten Websites unterliegt nicht dieser Datenschutzerklärung, sondern den Datenschutzrichtlinien dieser Websites Dritter. Wir sind nicht verantwortlich für die Informationspraktiken solcher Websites Dritter.

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Informationen von uns bearbeitet.

Dauer der Aufbewahrung

Wir bearbeiten und bewahren Ihre Personendaten so lange auf, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Einhaltung der jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen notwendig oder angemessen ist oder solange sie für die Zwecke, für die sie gesammelt wurden, notwendig sind.

Rechte der betroffenen Person

Sie haben grundsätzlich das Recht, bei uns jederzeit Auskunft darüber zu erhalten, ob wir Personendaten über Sie bearbeiten. Weiter haben Sie die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten durch uns berichtigen, sperren oder löschen zu lassen. Davon ausgenommen sind Daten, die wir zur Abwicklung noch ausstehender Aufträge oder zur Durchsetzung bestehender Rechte und Ansprüche benötigen, sowie Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen aufbewahren müssen. Sie können auch gegen die Bekanntgabe bestimmter Personendaten Widerspruch einlegen. Zudem können Sie die an uns übergebenen Daten wieder von uns herausverlangen.

Sie können jederzeit Ihre einmal erteile Einwilligung in die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen. Ihr Widerruf beschränkt sich jedoch auf die Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten, die wir nicht aufgrund gesetzlicher Erlaubnistatbestände auch ohne Ihre Einwilligung speichern oder nutzen dürfen. Ihr Widerruf hat ausserdem keine Auswirkung auf die bisherigen Bearbeitungsvorgänge, welche aufgrund Ihrer Einwilligung getätigt wurden.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich und unter Nachweis Ihrer Identität an uns. Soweit Ihre Rechte nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder überwiegender öffentlicher oder privater Interessen eingeschränkt sind, werden wir Ihrem Anliegen gerne nachkommen. Als Aufsichtsbehörde in Datenschutzangelegenheiten fungiert der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home.html).

Sicherheit Ihrer persönlichen Daten

Wir haben angemessene Vorkehrungen getroffen, um die von uns erfassten Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung und Zerstörung zu schützen. Diese Vorkehrungen werden laufend überwacht und überprüft.

Wir weisen Sie darauf hin, dass eine Kommunikation mit uns über das öffentliche, frei zugängliche Internet mit gewissen Sicherheitsrisiken verbunden ist, auf welche wir keinen Einfluss und keine Kontrollmöglichkeiten haben.

Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Webseite publizierte Fassung bzw. diejenige Fassung, welche wir Ihnen gegebenenfalls anderweitig abgegeben haben. Sofern Sie von der Änderung der Datenschutzerklärung betroffen sind (beispielsweise, wenn Sie einen Newsletter-Dienst nutzen), werden wir Sie über eine solche Änderung in geeigneter Form informieren. Die Datenschutzerklärung begründet kein vertragliches oder sonstiges formales Rechtsverhältnis gegenüber oder im Auftrag einer Partei.

^{Datum des Inkrafttretens: 1. September 2023}